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Le plan de la semaine est meilleur que la liste des choses à faire.

Pensez-vous vraiment que les millionnaires et les milliardaires font des listes de tâches? Pensez-vous vraiment que Bill Gates, Donald Trump et Warren Buffett écrivent de longues listes de tâches et les classent par priorité? Non, leurs secrétaires ne le font pas non plus - ils tiennent plutôt des calendriers-planificateurs de leurs chefs, dans lesquels, pour chaque cas, il existe (ou n'est pas) son propre intervalle de temps.

3 manque de listes de tâches

Les listes de tâches ressemblent le plus souvent à des listes de souhaits. Ce sont des questions que vous voudriez résoudre, mais vous n’avez pas de plan clair quand procéder et comment. Combien d'éléments de votre liste de tâches actuelle sont là depuis plusieurs jours? Saviez-vous que 41% des éléments de la liste des tâches à effectuer ne sont jamais exécutés?

Le premier inconvénient de ces listes est qu’elles ne font pas la distinction entre des tâches qui ne prennent que quelques minutes et des tâches qui nécessitent de nombreuses heures de travail. En conséquence, lorsque vous regardez une telle liste et que vous vous demandez «Que ferais-je maintenant?», Vous choisissez souvent non pas la chose la plus importante, mais la plus rapide.

Deuxième point négatif: les listes de tâches à effectuer vous incitent à traiter des problèmes urgents et non importants. C’est la raison pour laquelle l’article «Créer un album photo de famille pour 2013» depuis cinq ans (!) M’apaise les yeux dans ma liste de tâches.

Le troisième inconvénient majeur est que les listes de tâches à effectuer génèrent un stress inutile. Oui, faire une telle liste vous aide à mieux vous rappeler ce qui doit être fait. Mais la liste des tâches en suspens sert également de rappel douloureux et constant de tout ce que vous devez faire. Pas étonnant que nous nous sentions dépassés et déprimés.

Vivre sur un agenda

Les personnes qui réussissent ne font pas de listes, mais des plans de travail quotidiens. Lors de toutes les interviews et enquêtes que j'ai menées pour ce livre, j'ai reçu l'un des messages principaux: si vous voulez que quelque chose soit fait, vous devez planifier une heure spécifique pour cela.

Prenez un journal et divisez votre journée en blocs de 15 minutes. Cela semble à première vue trop compliqué, mais progressivement, vous vous habituez à une telle auto-organisation, ce qui vous permettra de réaliser jusqu'à 95% de toutes les tâches planifiées. Rappelez-vous: si la tâche ne figure pas dans votre plan quotidien, il est peu probable qu'elle soit résolue. Si c'est là, tout sera fait. Utilisez ces blocs non seulement pour fixer des rendez-vous, mais aussi pour planifier des appels, consulter des courriels, suivre une formation, etc.

Jordan Harbinger, co-fondateur de The Art of Charm et animateur du podcast The Art of Charm, enseigne les techniques de communication et d'établissement de relations

Étonnamment, une action aussi simple que celle consistant à ajouter une tâche à un agenda ou à une liste de tâches à effectuer aide à libérer votre esprit, à réduire le stress et à améliorer l'activité cognitive. Des chercheurs de l'Université de Floride ont découvert une chose étonnante: l'effet Zeigarnik - pensées intrusives conscientes et inconscientes associées à une tâche inachevée - peut être surmonté en élaborant simplement un plan pour accomplir cette tâche, même si ce n'est jamais vraiment accompli.

Je mets tout dans mon emploi du temps. Tout ce que je fais quotidiennement est inscrit dans mon plan quotidien. Exactement 30 minutes sur les médias sociaux - dans les temps. Exactement 45 minutes par email - strictement dans les délais. Rencontrer mon équipe virtuelle est strictement dans les délais. Un temps calme pour réfléchir et faire des plans est strictement dans les délais. La ligne du bas: tout dans mon calendrier sera certainement fait.

Chris Ducker, entrepreneur en série, auteur à succès et blogueur et podcaster professionnel

Comment faire un plan pour la semaine

Il existe plusieurs règles clés pour la gestion du temps avec un planificateur de calendrier au lieu d’une liste de tâches.

  1. Prévoyez à l'avance des périodes ou des plages de temps pour des questions importantes. Si vous accordez de l'importance à la santé et décidez de faire du sport 30 minutes par jour, réservez un moment précis pour vous entraîner pendant la journée. Si vous accordez de l'importance aux bonnes relations clients et que vous décidez de communiquer avec au moins deux clients par jour, prévoyez un bloc de temps dans votre planification quotidienne pour appeler des clients.
  2. Planifiez les choses importantes dans la matinée. Malgré tous les efforts déployés pour respecter notre calendrier, des cas imprévus se produisent inévitablement pendant la journée, ce qui peut nécessiter une attention urgente. Il peut s'agir d'un appel au bureau du chef, d'un client énervé ou de l'appel d'une infirmière vous indiquant que votre enfant est malade et doit être récupéré à l'école. Naturellement, plus le temps passe, plus il y a de chances que quelque chose d'inattendu se produise.

Par exemple, si je prévois de m'entraîner pour la deuxième partie de journée ou le soir, dans la plupart des cas, j'ai déjà une tâche beaucoup plus importante qui nécessite mon attention et qui m'oblige à sacrifier l'occupation. En fait, je sais que si je ne monte pas sur le tapis roulant le matin, ce jour-là, je ne le ferai pas du tout.

  1. N'annulez pas le cas et transférez-les si nécessaire. Par exemple, si vous vous entraînez tous les jours de midi à 13h00, pendant la pause du déjeuner, mais le lundi à cette heure-là, vous vous retrouverez souvent dans un avion, ajustez la leçon ce jour-là à une heure antérieure ou tardive.
  2. Traitez les cas prévus de la même façon que vous consultez un médecin. La plupart d'entre nous violent facilement nos propres plans. Par exemple, si vous prévoyez un intervalle de temps de 16h00 à 17h00 pour travailler sur un rapport important dans le bureau, mais qu’un collègue s’adresse à vous à ce moment-là et vous demande de le consulter sur une question «urgente», vous êtes d’accord réflexe.

Mais imaginez qu'au lieu de travailler sur un rapport, vous ayez un rendez-vous avec votre dentiste. Accepteriez-vous de résoudre le problème avec un collègue et d’aller chez le médecin 15 minutes plus tard? À peine.

Encouragez-vous à répondre automatiquement aux demandes imprévues qui entrent en conflit avec votre emploi du temps, par exemple: "Malheureusement, une affaire importante est programmée de 16h00 à 17h00. Pouvons-nous parler après 17h00 ou attendre demain?".

Si vous regardez mon horaire quotidien, vous remarquerez qu'il y a beaucoup de fenêtres de temps en gris, mais sans spécifier de cas spécifiques. Cela ne signifie pas que j'ai oublié de remplir ces champs ou que j'ai des problèmes avec l'imprimante. Zones grises - il s'agit du "temps tampon", que je libère délibérément de toutes sortes de tâches et de réunions.

Au total, j'attribue une telle durée tampon de une heure et demie à deux heures par jour (cela peut être un bloc de 90 minutes ou plusieurs blocs de 30 minutes). J'ai développé ce système ces dernières années en réponse à un calendrier de plus en plus serré avec une série continue de réunions, de réunions, de questions urgentes, ce qui ne m'a en fait pas laissé le temps de m'arrêter et de comprendre ce qui se passait ou simplement de réfléchir.

Au début, j'ai utilisé ce temps libre comme réserve. Je pouvais rencontrer des gens que je ne pouvais pas voir auparavant ou faire des choses que je me suis abstenu de faire depuis longtemps. Mais peu à peu, j'ai réalisé que ces pauses sont absolument nécessaires pour que je puisse exercer efficacement mon travail de chef de la société.

Jeff Weiner, responsable LinkedIn

Planifier une semaine parfaite

Mettez en évidence des blocs de temps pour toutes les activités répétitives dans votre emploi du temps hebdomadaire. Cela vous permettra de structurer votre vie de manière à en tirer le maximum - et un maximum de plaisir.

Mon programme hebdomadaire parfait reflète nombre de mes valeurs:

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