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Gestion du temps: comment 3 questions simples économisent 8 heures par semaine

Chacun de nous a entendu l'appel «déléguer» plus d'une fois - il s'adresse généralement aux femmes pressées pour des tâches ménagères et des soins aux enfants. Il nous semble que nos tâches officielles, le travail qui nous est confié n’est que le nôtre, et qu’il est impossible de le transférer à quelqu'un. Mais ce n'est pas le cas! Bien sûr, il existe moins d'opportunités de sous-traitance en Russie qu'en Amérique et à cause de la barrière de la langue. Mais ici, nous pouvons utiliser le moyen de gagner du temps, ce que propose Kevin Cruz en étudiant les habitudes de gens qui ont réussi dans le monde.

Comment un paresseux est devenu le "meilleur programmeur"

En janvier 2013, plusieurs agences de presse ont relaté la remarquable histoire d'un programmeur nommé Bob (fictif).

En tant qu'employé d'une société de développement de logiciels, Bob, âgé de 45 ans, a fait un excellent travail avec ses responsabilités. Ses codes de logiciels étaient de haute qualité et étaient toujours prêts à temps. Quart par trimestre, la société lui a décerné le titre de "Meilleur programmeur" et l'a encouragé financièrement. Il était un modèle d'employé idéal - il est arrivé au travail à 21 heures et il était parti à 17 heures précises, sans cela, sans oublier d'envoyer le rapport quotidien au patron.

Entre-temps, comme l’a montré l’enquête subséquente, Bob a passé sa journée de travail de manière très particulière. Toute la matinée, de 9 h à 11 h 30 environ, il s’est consacré à la lecture de blogs sur Reddit et à la lecture de vidéos sur YouTube, après quoi il est allé à une heure et demie de déjeuner. De retour au bureau vers 13 heures, les trois heures et demie suivantes ont été consacrées à la "recherche" sur eBay, Facebook, LinkedIn et d'autres réseaux sociaux par le meilleur programmeur de la société. À 16 h 30, il a envoyé un rapport à son chef et est rentré chez lui sans écrire une seule ligne de code. Donc, il a passé toutes ses journées de travail.

Mais comment rester fainéant pendant des jours et rester le meilleur programmeur de la société?

Il s'est avéré que Bob n'était pas aussi travailleur qu'un gars intelligent.

Au lieu de poser la question «Comment puis-je faire cela?», Il a posé une autre question: «Comment cela peut-il être fait?». La réponse a été que Bob a commencé à sous-traiter ses tâches à des programmeurs chinois. En fait, il a confié son travail à un sous-traitant de Shenyang. La société versait à Bob environ 200 000 dollars par an, dont un quart (50 000 dollars par an) pour payer les services fournis par les Chinois.

Pendant longtemps, la société de Bob a été émerveillée par son professionnalisme, alors qu'il passait toute la journée sur Internet. En fin de compte, l'organisation a attiré l'attention sur l'activité anormale des connexions à son serveur en provenance de Chine, où elle ne comptait aucun employé. En supposant que son réseau ait été fissuré par des intrus, la société a enquêté et est tombée sur le brillant stratagème de Bob. Malheureusement, la direction n’a pas été impressionnée par le sens des affaires du salarié et Bob a été congédié.

Si j’étais à la tête de l’organisation, j’aurais doublé le salaire de Bob et en ferais le directeur technique afin qu’il puisse mettre en œuvre son programme de sous-traitance dans l’entreprise et lui faire économiser des millions de dollars.

Malgré le fait que Bob ait été congédié pour avoir enfreint les règles de l'entreprise, nous pouvons apprendre beaucoup de son approche du travail.

Cesser de faire, réaffecter ou faire autrement

En septembre 2013, les professeurs Julian Birkinshaw et Jordan Cohen ont présenté dans le magazine Harvard Business Review les résultats de leur expérience d'amélioration de la productivité. Ils ont constaté que 41% de leur temps, des travailleurs du savoir hautement qualifiés consacrent toutes sortes d'activités secondaires qui ne leur apportent pas une satisfaction professionnelle, ou qui peuvent être confiés à d'autres personnes.

Mais pourquoi les gens continuent-ils à faire cela?

Les chercheurs suggèrent que beaucoup aiment se sentir occupés parce que cela renforce leur estime de soi; ils sont satisfaits d’exécuter de petites tâches mineures; et ils accueillent même des réunions ennuyeuses, car cela leur donne la possibilité de se lever du bureau et de discuter avec des collègues.

Après que Birkinshaw et Cohen aient appris aux gens à s'arrêter et à jeter un nouveau regard sur leur travail, ils ont gagné beaucoup de temps. En moyenne, le personnel formé à cette approche a commencé économiser huit heures de travail par semaineen réduisant le temps de travail à la table de six heures et le temps de réunion de deux heures.

Alors, quel est le secret d'un gain de temps aussi impressionnant?

Les chercheurs ont appris aux gens à analyser chaque tâche pour déterminer s'ils peuvent:

  • arrête de le faire: que puis-je arrêter de faire? Quel travail puis-je complètement ignorer et cela n'affectera pas mes résultats?
  • remettre: quelles tâches et quelles responsabilités puis-je déléguer à des subordonnés? Que peut-on externaliser?
  • faire autrement: Que devrais-je continuer à faire, mais que je peux le faire d'une manière nouvelle, plus efficace et plus rapide?

Pour mettre cette approche en pratique, dressez une liste de tous les cas et réunions que vous avez eu la semaine dernière, et répondez aux questions suivantes:

  1. Quelle est l’importance de ce travail pour moi ou mon entreprise? Que se passe-t-il si je cesse de le faire?
  2. Suis-je la seule personne qui peut faire ce travail? Quelqu'un d'autre pourrait-il le faire à l'intérieur ou à l'extérieur de l'organisation?
  3. Comment pouvez-vous atteindre le même résultat, mais beaucoup plus rapidement? Comment pourrais-je faire ce travail si je n'avais que la moitié du temps?

Ces «trois questions de Harvard» vous permettront d'identifier les tâches les moins utiles que vous pouvez complètement ignorer ou confier à quelqu'un d'autre, ainsi que de rechercher les moyens les plus efficaces d'accomplir des tâches importantes.

Sous-traitance, délégation et assistants virtuels dans le monde entier

Après la publication du best-seller Timothy Ferris, «Comment travailler 4 heures par semaine», les assistants virtuels sont devenus à la mode. À cette époque, un assistant virtuel était un employé travaillant à distance, quelque part en Inde ou aux Philippines, qui était chargé d'analyser votre courrier électronique, de prendre des rendez-vous et d'effectuer d'autres tâches administratives normales. Malheureusement, dans de nombreux cas, la barrière de la langue et la piètre qualité du travail ont fait de l’assistant virtuel un médiocre substitut du secrétaire traditionnel.

Mais depuis lors, le concept d’assistant virtuel a considérablement évolué. Il vous permet aujourd’hui de trouver un artiste pour pratiquement n’importe quel travail, sans planification préalable.

Uber a été l'une des premières entreprises à populariser le concept de service mobile à la demande. Avez-vous déjà envié les «riches et les célèbres» qui conduisent des limousines avec des chauffeurs personnels? Vous pouvez maintenant lancer l'application Uber sur votre smartphone et, dans quelques minutes, une voiture avec chauffeur personnel vous attendra à la porte de votre bureau ou à votre domicile.

Pas le temps de faire l'épicerie? À votre service des services de livraison de nourriture. Pour acheter des articles non alimentaires, utilisez le service Subscribe & Save de www.amazon.com.

Besoin d'une personne pour mener une enquête en ligne, faire des mises à jour dans les médias sociaux, réserver une table dans un restaurant ou annuler un abonnement à la télévision par câble? Visitez www.FancyHands.com.

Besoin de faire des corvées? Chez TaskRabbit, certaines personnes sont prêtes à nettoyer votre réchaud, assembler les meubles IKEA ou nettoyer vos placards. Et n'oubliez pas que pour tous vos besoins en tant que pigiste, il existe des sites tels que www.fi verr.com, www.freelance.com et www.upwork.com.

Lorsque le livre «Comment travailler 4 heures par semaine» a été publié, l'externalisation était une nouveauté. Il est maintenant considéré comme la norme que le travail puisse être confié aux meilleurs, et personne ne se soucie de savoir où ils se trouvent. Grâce à l'accès Internet omniprésent, au Wi-Fi, à Skype et à la messagerie électronique, le travail avec les membres de l'équipe distante n'est plus un problème.

J'habite dans la banlieue de Philadelphie et utilise activement les services assistants virtuels.

Clarissa est l'une des créatrices de la couverture de mes livres. elle habite à Singapour et je ne sais pas du tout à quoi elle ressemble (nous avons simplement communiqué par courrier électronique).

Balaji vit en Inde et j'utilise son équipe pour mener des recherches, extraire des données et créer des diapositives.

Serena répond à mes questions techniques sur le service de messagerie Mailchimp (lorsque nous l'avons contactée pour la première fois, elle a voyagé en Irlande et vit maintenant en Thaïlande).

Camilla est l'une des éditeurs de mes livres. sa page personnelle dit qu'elle vit aux États-Unis, mais je ne sais pas exactement où.

Matt et Chris m'aident avec le soutien de mes sites Web (je ne les ai jamais rencontrés personnellement).

En plus de l’équipe de pigistes distants, j’ai régulièrement J'engage des assistants pour le prochain emploi:

Je paie 60 $ par semaine à une entreprise paysagère locale pour la tonte de ma pelouse.

Je paie 100 dollars à un gars qui dégage l'allée menant à ma maison lors de fortes chutes de neige.

Je paie 150 $ toutes les deux semaines à une entreprise de nettoyage pour nettoyer ma maison.

Je paie 20 $ l'heure à une femme qui emmène mes enfants à l'école tous les matins.

Je paie un comptable qui tient mon entreprise et ma comptabilité personnelle. Je n'écris jamais de chèques moi-même.

J'engage des plombiers, des électriciens et des peintres pour réparer ma maison.

Mais Mark Kyuban fait toujours la lessive lui-même.

Mais y a-t-il quelque chose qui ne devrait pas être délégué à d'autres? Remarque: malgré le fait que j'ai une aide qui vient chez moi tous les matins et emmène mes trois enfants à l'école, je n'ai jamais engagé de nourrice à plein temps. Beaucoup de mes familles familières utilisent les services de nourrices qui vivent chez elles ou viennent tous les jours à plein temps, mais pour moi personnellement, ce serait inconfortable. Je ne veux pas qu'un étranger vive avec moi et j'attache également une grande importance à mon rôle de père. J'essaie donc d'éduquer moi-même mes enfants.

J'ai la chance d'avoir un horaire de travail assez flexible et je peux me le permettre. Je ne juge pas les autres qui font d'autres choix. J'ai décidé de prendre cette mesure consciemment, réalisant que cela me coûte un certain revenu potentiel et une croissance de carrière.

Je vais aussi à l'épicerie presque tous les jours ou tous les deux jours. Ceci est complètement irrationnel en termes d'utilisation optimale du temps, mais j'en tire un plaisir. J'aime acheter des fruits, des légumes et du poisson frais. De plus, comme je travaille à la maison, aller au magasin est une bonne excuse pour faire une promenade, prendre l'air et prendre un bain de soleil.

Le milliardaire Mark Kyuban admet qu’il fait la lessive lui-même, comme lors de ses études. Moi aussi Je pourrais engager quelqu'un qui viendrait chez moi une fois par semaine laver le linge sale à la place de moi ou l'emmener au linge - et si vous ne pouvez pas supporter le linge, vous feriez mieux de le faire. Je n'ai rien contre le lavage et je pense que cet exercice est un peu "terre".

L'essentiel est que vous devriez essayer de déléguer à d'autres personnes le plus de travail possible, sauf dans les cas suivants:

  1. vous aimez cette activité, elle vous aide à vous détendre et à vous ressourcer avec énergie;
  2. cette profession fait partie de vos valeurs de la vie;
  3. engager quelqu'un coûte plus cher que de faire le travail vous-même.
Chaque année, vérifiez votre temps et trouvez un moyen de déléguer à d’autres personnes au moins 15% de ce que vous faites.
Essayez de ne consacrer que votre temps aux activités qui impliquent vos talents uniques ou qui vous ressemblent vraiment.